Budget, sécurité, participation financière des salariés, satisfaction du plus grand nombre… Le CSE doit prendre en compte toutes les contraintes avant d’organiser un voyage. Voici les critères indispensables pour réussir votre projet.
Quels critères doivent pêtre pris en compte dans l’organisation d’un voyage par un CSE ?
Quand partir ? Choisir les bonnes dates.
Pour arrêter les dates d’un voyage, le CSE doit tenir compte des contraintes de l’entreprise. L’employeur acceptera-t-il d’accorder des congés payés à 50 personnes en même temps ?
Il est indispensable de vérifier, secteur par secteur, quelle est la période la plus appropriée pour ne pas bloquer l’activité de l’entreprise.
Quelle subvention et quel budget pour le CSE ?
Un voyage étant à destination des salariés, tous les frais liés doivent être imputés sur le budget des activités sociales et culturelles (ASC).
Le CSE peut moduler sa participation financière en fonction :
- des revenus des salariés,
- du quotient familial,
- de la composition du foyer.
Conseil Expert : Il vaut mieux organiser un voyage tous les trois ans, généreusement subventionné, plutôt qu’un voyage annuel à prix fort auquel seuls les hauts salaires pourront participer.
Organisation : faut-il passer par une agence de voyages ?
Le CSE peut organiser son voyage seul ou préférer faire appel à un professionnel.
Si le CSE achète un voyage en « pièces détachées » (transport, hôtel, restauration, guide…), il devient légalement responsable des problèmes qui surviennent au cours du séjour (accidents, défaillance d’un prestataire, annulation, litige contractuel). C’est pourquoi il est fortement recommandé de passer par une agence de voyages.
Responsabilité, licence et garanties légales
En gestion directe, le CSE entre dans le rôle d’un véritable organisateur de voyages. Il doit alors légalement :
- Justifier d’une garantie financière,
- Disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro),
- Respecter les règles strictes du Code du tourisme (immatriculation Atout France).
En confiant le projet à un professionnel, c’est l’agence qui assume cette responsabilité juridique et garantit la bonne exécution des prestations définies au contrat.
Comment bien communiquer auprès des salariés ?
Pour donner envie aux salariés de participer, il faut faire la promotion de votre voyage en amont via différents canaux :
- Mails et affichages dans l’entreprise,
- Plaquettes et fiches descriptives,
- Rubrique dédiée sur le site internet du CSE,
- Photos de la destination, de l’hôtel et des sites touristiques.
Conseil pour les inscriptions : Anticipez les réservations. Un sondage en amont peut « remplacer » un acompte pour vérifier les intentions réelles de départ. En cas de désistement, le CSE aura le temps de prévoir des substitutions ou de réajuster le projet avec l’agence. Attention, les frais d’annulation peuvent être importants : c’est un point capital à vérifier avant de s’engager.
Que faire au retour du voyage ?
Si le voyage a été un succès, faites-le savoir ! C’est aussi le moment d’analyser à froid les retours de vos bénéficiaires :
- Interrogez les participants sur leur taux de satisfaction.
- Analysez les difficultés rencontrées et les éventuels mécontentements.
- En cas de défaut de qualité, contactez rapidement l’agence de voyages pour demander des compensations (pensez à fournir des preuves tangibles pour étayer vos doléances).
En conclusion, les membres du CSE ont tout intérêt à déléguer l’organisation de leurs séjours à une agence de voyages spécialisée, comme Tourisme et Loisirs Champagne. C’est une solution clé en main qui présente l’avantage de la simplicité et de la sécurité juridique. En s’appuyant sur un professionnel du tourisme, le CSE peut proposer aux salariés des voyages sur-mesure et à la carte.
